Niezależnie od tego, w jakiej branży i na jaką skalę działa firma, musi zadbać o to, żeby skutecznie kształtować i utrzymywać relację z klientami. Mniejsze przedsiębiorstwa mają na tym polu nieco ułatwione zadanie. Zazwyczaj, żeby sprawnie zarządzać procesem, świetnie orientować się w preferencjach klientów oraz wykorzystywać dane na temat dotychczasowych zamówień, małym firmom wystarczą arkusze kalkulacyjne. Sprawa komplikuje się, gdy liczba klientów rośnie. Bardzo łatwo wtedy o chaos, a to znacznie obniży jakość obsługi klienta. Rozwiązaniem, które może zapobiec temu problemowi, jest dobrze dobrane oprogramowanie CRM.
Jak działa system CRM dla małej i średniej firmy?
CRM to system służący zarządzaniu relacjami z klientami i jest to dosłowne tłumaczenie określenia takiego oprogramowania w języku angielskim (customer relationship management). W uproszczeniu narzędzie pozwala uporządkować zebrane informacje. Pełni więc funkcję spójnej bazy wiedzy, z której sprawnie i komfortowo mogą korzystać pracownicy. Z punktu widzenia pracodawcy, użycie systemu CRM dla firmy również jest dość istotne, bo narzędzie pozwala łatwo sprawdzić, czy przyjęte strategie sprzedażowe i podejmowanie działania rzeczywiście przynoszą oczekiwane efekty. Brak mierzalności procesów to częsty problem, który sprawia, że przedsiębiorca ma bardzo ograniczony wpływ na to, jak kształtuje się sprzedaż. W tym miejscu trzeba wspomnieć, że niewielkie przedsiębiorstwa również mogą skorzystać na wdrożeniu takiego oprogramowania. Specjalnie z myślą o nich stworzono programy CRM dla małych firm. Funkcje programu CRM dla małych i średnich firm można więc w skrócie zamknąć w trzech punktach i sprowadzić do:
- funkcji komunikacyjnej (lepszy przepływ informacji między pracownikami firmy oraz między pracownikami a klientami);
- funkcji operacyjnej (automatyzacja procesów nie tylko w zakresie sprzedaży i obsługi klienta, ale też w zakresie marketingu);
- analityczna (analiza danych).
Dlaczego warto skorzystać z oprogramowania CRM dla firm?
Przede wszystkim należy zaznaczyć, że dobry system CRM powinien charakteryzować się duża elastycznością, żeby dało się takie oprogramowanie dopasować konkretnie do swoich aktualnych potrzeb. Użytkownicy powinni mieć więc możliwość dostosowania pulpitu pracy czy samodzielnego wybrania usprawnień które im pasują. CRM musi być dostosowany również do wielkości firmy. Systemy mają bowiem swoje ograniczenia, dotyczące np. liczby wprowadzanych kontrahentów, zadań itp. Podczas wyboru narzędzia trzeba wziąć pod uwagę to, że firma będzie się rozwijać i z czasem jej potrzeby będą rosnąć.
Właściwie dobrany CRM dla firmy realnie przekłada się na liczbę leadów oraz kształt współpracy między działem sprzedaży a działem marketingowym. Dzięki zintegrowaniu danych, które do tej pory były ujmowane w dwóch oddzielnych systemach, można zyskać dodatkowy wgląd w skuteczność kampanii. Jeśli chodzi o leady, to z pomocą systemu CRM można zgromadzić tak przydatne informacje, jak m.in.:
- liczba i częstotliwość wizyt potencjalnych klientów na firmowej witrynie internetowej;
- dane o próbach nawiązania kontaktu;
- zamawiane przez klienta produkty;
- dane o tym, jakie były efekty wcześniejszych rozmów z klientem.
W rezultacie handlowcom łatwiej jest dopasować optymalną ofertę. Dzięki tym informacjom może też przewidzieć, jakie pytania zada pracownikowi klient oraz jakie inne elementy oferty mogą go zainteresować. Z pomocą CRM-u da się też wyeliminować ryzyko dublowania podejmowanych działań, ponieważ każdy krok jest rejestrowany i zapisywany.
CRM to narzędzie, które sprawi, że w krótkim czasie zwiększy się nie tylko komfort pracowników firmy. Profesjonalizm, świetne poinformowanie oraz indywidualne podejście zauważą również sami klienci. Zwlekanie z wprowadzeniem systemu CRM dla firm sprawia, że odkładamy korzyści, związane z zastosowaniem takiego rozwiązania. Jeśli zauważamy, że firma zaczyna dynamicznie się rozwijać, warto jak najszybciej rozejrzeć się za programem CRM, bo im później się na niego zdecydujemy, tym więcej pracy trzeba będzie włożyć, żeby przeprowadzić migrację danych.