Efektywny proces onboardingowy powinien zakładać dwa główne cele: samodzielność Pracownika oraz wymierną korzyść dla Pracodawcy.
Który element procesu ma największe znaczenie dla pracownika?
Statystyki, w tym zakresie, mówią same za siebie. Aż 72% pracowników określa spotkania “one-to-one” ze swoim przełożonym, jako najważniejszą część procesu onboardingowego (źródło: Enboarder, 2019).
Często nie pamiętamy, że poza procedurami, standardami, misją i wizją firmy, elementem kluczowym dla “być albo nie być” nowego pracownika, są właśnie – spotkania z przełożonym. Warto uwzględnić je na priorytetowym miejscu w procesie oraz zadbać by nie odbyło się na zasadzie oficjalnego jednorazowego spotkania. Dlatego, zaplanujmy conajmniej 2 spotkania pracownika z jego przełożonym. Pierwsze, poświęcone byłoby inicjowaniu współpracy, prezentacji specyfiki pracy zespołu i rozmowie o zakresie obowiązków. Drugie zaś, zawierałoby: podsumowanie przebytego okresu wdrożenia, omówienie pytań i wątpliwości pracownika, plan na kolejne miesiące.
Jakie mogą być konsekwencje niewdrożenia procesu onboardingowego?
Po pierwsze, porównajcie, ile Wasza firma przeznacza na rekrutację talentów, a jaki budżet przeznaczony jest na efektywny proces onboardingowy? Czy to na pewno zbliżone (pod względem wielkości) kwoty?
Z drugiej strony, czy wiecie, jakie koszty poniesie firma, która nie zdefiniuje procesu onboardingowego lub zrobi to w nieodpowiedni sposób?
- utraci zainwestowany kapitał i energię, co więcej, pojawi się konieczność zainwestowania w kolejny, nowy proces rekrutacyjny i onboardingowy
- znacznie spowolni proces adaptacji pracownika
- pogłębi uczucie alienacji u nowego pracownika
- osłabi, a nawet zahamuje proces identyfikacji pracownika z firmą i budowania jego świadomości kontekstu biznesowego w jakim funkcjonuje
Aktualne trendy wskazują, że priorytetem dla firm powinno być nie tylko skuteczne pozyskanie wykwalifikowanego pracownika, ale i umiejętne jego wdrożenie. W konsekwencji, przyczyni się to do zatrzymania takiej osoby w firmie na dłużej. Dlatego też, oba procesy powinny być komplementarne, a ich rezultaty mierzalne i weryfikowalne.
Dlaczego zdefiniowanie procesu onboardingu ma tak duże znaczenie?
Po pierwsze, skuteczny onboarding wspiera produktywność zespołu. Dlatego, firmy z dobrze zaprojektowanym procesem onboardingowym, poprawiają wskaźnik utrzymania pracownika o 82 %. W zakresie produktywności zaś, poprawiają wskaźnik – aż o 70%. (źródło Glassdoor, 2015). Warto zatem postarać się, by proces ten został dobrze zaprojektowany i skrupulatnie wdrażany.
Najważniejsze, by proces uwzględniał spotkania nowego pracownika z przełożonym oraz z zespołem, zapoznanie z procedurami etc. Dalej, będzie zawierał pozaformalne aspekty (poznanie przestrzeni firmy, lokalnego bistro czy inicjatyw integracyjnych organizowanych przez firmę). Warto zadbać o to, aby na zakończenie procesu wdrożenia, sprawdzić u pracownika stopień przyswojenia wiedzy. Można to zrobić poprzez testy z wiedzy specjalistycznej czy proceduralnej, interaktywne quizy, ankiety ewaluacyjne, czy w końcu – bezpośrednią rozmowę.
Po drugie, proces efektywnego wdrożenia to inwestycja długoterminowa, która się zwraca. Zgodnie z raportem “Barometr Rynku Pracy” opracowanego przez Work Service, koszt zatrudnienia nowej osoby to 92 tys. zł.
Kolejno, z innego raportu, dowiadujemy się, że tylko 37% firm wydłuża swój program onboardingowy poza standardowy 1 miesiąc. (źródło: Clickboarding, 2016) Warto więc, a nawet trzeba, zaplanować na ten proces więcej czasu, niż standardowe praktyki obserwowane w polskich firmach. Wszystko po to, aby zyskać przewagę konkurencyjną, a w konsekwencji – zadowolonego i lojalnego pracownika.
Ponadto, we wspomnianym raporcie Work Service, cały proces wdrożenia nowej osoby na stanowisku, może trwać nawet do dziewięciu miesięcy. “Dopiero po tym okresie firma jest w stanie miarodajnie wykorzystać potencjał nowego pracownika” – podają autorzy raportu. Co to oznacza? Głównie to, że opłaca się firmie zainwestować w dobre doświadczenia pracownika od samego początku jego pobytu. Dodatkowo, ważne by projektowany proces onbordingowy był rozłożony w czasie oraz weryfikowalny na poziomie zdefiniowanych wcześniej – milestone’ów.
Jak firma zewnętrzna/niezależny konsultant może pomóc w procesie adaptacji nowego pracownika?
- zaprojektuje cały proces onboardingowy, dostosowując go do założonych celów strategicznych, które firma określiła na przyszłość, jak również do specyfiki firmy i charakteru stanowiska;
- opracuje plan wdrożenia, z uwzględnieniem możliwych blokerów w procesie oraz zdefiniuje niezbędne milestone’y;
- zdefiniuje rolę pracownika w firmie, osadzając nowozatrudnioną osobę w kontekście biznesowym, tak aby maksymalnie czytelny był dla niej firmowy schemat zależności i komunikacji;
- projektując i wdrażając procesy onboardingowe, usprawni (tym samym) inne powiązane z nim procesy: procesy rekrutacyjne, czy procesy projektowania ścieżek karier pracowniczych.
- zdiagnozuje profil kompetencyjny danej osoby;
Podsumowując, im dłuższy proces, im bardziej przejrzysta struktura i różnorodna formuła, tym większe prawdopodobieństwo, że adaptacja nowozatrudnionej osoby przebiegnie sprawniej. W konsekwencji, pogłębi się relacja pracownik – firma, wzrośnie też świadomość biznesowa Pracownika. Taka inwestycja bardzo się opłaca.
W przygotowaniu programu onboardingowego atrakcyjnego dla pracownika i korzystnego dla pracodawcy – pomoże Ci Salents.