Efektywny proces onboardingowy pomaga nowym pracownikom szybciej zaklimatyzować się w nowym miejscu pracy, lepiej wdrożyć w zadania oraz nawiązać kontakty z pozostałymi członkami zespołu. To wszystko powinno wpłynąć na wzmocnienie relacji pracownik – firma.
Program onboardingu powinien być:
- prosty
- przejrzysty
- kompleksowy.
Przygotowaliśmy zestaw kilku podpowiedzi, które sprawią, że proces onboardingowy przebiegnie sprawnie i przyjaźnie zarówno dla Pracownika, jak i Pracodawcy.
Etap przygotowawczy
- Zadbaj o przestrzeń pracy dla nowo zrekrutowanej osoby. Przygotuj miejsce pracy, niezbędne wyposażenie, opiekę IT (instalacje systemu, dostępy do systemów, hasła do kont pocztowych etc.) Można pomyśleć o stworzeniu bannera powitalnego, wizytówki na biurku, czy też przygotować maila powitalnego.
- Zaplanuj proces wdrożenia pracownika oraz przydziel funkcję supervisora, czyli osoby, odpowiedzialnej za jego płynne wdrożenie i komunikację do managera o postępach w procesie. Im więcej czynności zaplanujesz przed przybyciem pracownika, tym płynniej ten proces przebiegnie. Zaangażowanie ze strony supervisora, pomaga wdrożyć́ nowego pracownika w specyfikę firmy, a co najważniejsze – przygotowuje do samodzielnej pracy z klientem. Rola opiekuna polega również̇ na skutecznej redukcji poczucia alienacji, czy minimalizuje prawdopodobieństwo rozczarowania nowo podjętą pracą.
- Przygotuj niezbędny pakiet dokumentów administracyjnych, które pracownik powinien wypełnić w pierwszych dniach na nowym stanowisku.
- Zadbaj, aby pracownik od pierwszego dnia, uzyskał dostęp do wszystkich materiałów szkoleniowych, tzw. manuali, które pełnią funkcję przewodnika po firmie.
Wdrożenie w projekty
- Angażuj od samego początku pracowników w mikro projekty, które pozwolą mu poznać systemy, procedury oraz linię komunikacyjną, funkcjonującą w firmie. Mikroprojekty, nie powinny zajmować jemu więcej, aniżeli 1-2 h dziennie. W tym wypadku, najlepiej sprawdzi się supervisor, który wyjaśni wszystkie wątpliwości i w razie potrzeby pomoże rozwiązać problem.
- Zadbaj o zaangażowanie w proces onboardingu innych pracowników z zespołu. Niech to nie będzie zadanie jedynie dla bezpośredniego przełożonego czy HR managera. Warto, by nowoprzyjęta osoba towarzyszyła najlepszemu pracownikowi w realizacji zadań, uczestnicząc w spotkaniach w roli obserwatora, przysłuchując się rozmowom telefonicznym oraz prowadzonej komunikacji z klientem.
Aspekt socjalizacyjny
- Zaplanuj indywidualne i zespołowe spotkania, angażując i zapraszając na nie – nowego pracownika.
- Wyznacz osobę, która pokaże nowemu pracownikowi najlepszą lokalną kawiarnię/restaurację z której korzystają Pracownicy, wskaże strefę parkowania, czy najpopularniejsze miejsca spotkań/ odpoczynku dla pracowników.
- W celu jak najlepszej adaptacji, wykorzystuj maksymalnie różnorodne formy, takie jak: e-learning, szkolenia czy wyjazdy integracyjne, które przybliżą nowym pracownikom firmę i tworzący ją personel.