Mapowanie procesów firmowych stanowi pierwszy krok do osiągnięcia przewagi konkurencyjnej.
Wstęp
Potencjał przedsiębiorstwa to w dużej mierze potencjał pracowników. To oni tworzą swoistą bazę firmy, bezpośrednio wpływając na jej efektywność. Nierzadko dochodzi jednak do sytuacji, że ów potencjał, tak ważny dla szeroko pojętego wzrostu przedsiębiorstwa, nie jest w pełni wykorzystywany. Winy należy upatrywać w niezoptymalizowanych procesach biznesowych.
Rutyna to coś, co wkrada się nie tylko do naszego życia prywatnego; dostrzec ją można również w życiu przedsiębiorstwa. To naturalne, bo powtarzalność procesów to trzon działalności wielu firm i gwarantuje jej sprawne i płynne funkcjonowanie. Czasem jednak rutyna może zaszkodzić. Dzieje się tak wtedy, gdy przedsiębiorca rutynowo podchodzi do samej konstrukcji procesów biznesowych, nie zauważa wyzwań z nimi związanych oraz nie widzi potrzeby zmiany przyzwyczajeń.
Procesy biznesowe – czym są?
Rozwój firmy to efekt nieprzerwanej nauki. Uczyć się można na błędach oraz na swoich pozytywnych doświadczeniach wynikających z działalności na rynku. Z czasem to właśnie taka wiedza, nabyta na drodze praktyki, zostaje uwzględniona w know-how organizacji, do którego wliczają się np. procedury związane z zarządzaniem, systemy archiwizacji danych, bazy klientów itp.
Właściwie większość elementów know-how można uznać za procesy biznesowe. To niezwykle szerokie pojęcie. Procesy, w przeciwieństwie do poszczególnych projektów, to działania powtarzalne, usystematyzowane, rutynowe. Mogą się przenikać i dotyczyć różnorodnych projektów, które realizuje firma. To, co ważne w procesach to fakt, że stale mamy wpływ na ich kształt. Można więc wprowadzać do nich ulepszenia i tym samym wpływać na ich wydajność. Takie działania mogą zajść na drodze projektowania, mapowania i optymalizacji procesów biznesowych.
Procesy firmowe można porównać do żywej tkanki, która w dynamiczny sposób się rozwija, dopasowuje się do potrzeb przedsiębiorstwa, reaguje na wyzwania i korzysta z szans pojawiających się na rynku. By to wszystko było możliwe, potrzebny jest czynnik ludzki – wiedza ekspertów. To ona pozwala wykonać konkretną pracę nad ewentualnymi źródłami nieefektywności i zwiększyć świadomość biznesową poszczególnych pracowników firmy.
Przeczytaj nasze inne artykuły w tej tematyce, kliknij tu: Mapowanie procesów biznesowych
Po co w ogóle optymalizujemy?
Optymalizacja procesów firmowych – stanowi pierwszy krok do osiągnięcia lub podtrzymania przewagi konkurencyjnej
Głównym celem optymalizacji procesów biznesowych jest zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa. Jest to możliwe, tylko jeśli firma będzie umiała efektywnie wykorzystać swoje zasoby. Właściwie każde przedsiębiorstwo ma swoje procesy biznesowe. Poszczególne podmioty różni jednak świadomość tych procesów. Wyraża się ona m.in. w krytycznym myśleniu. Aby przedsiębiorstwo mogło bowiem zdecydować się na optymalizację procesów biznesowych i powierzyć to zadanie ekspertom, musi najpierw podejść do swojej działalności krytycznie i założyć, że niektóre procesy nie zostały właściwie zidentyfikowane. Już taka świadomość to pierwsza różnica między przedsiębiorstwami, którym udaje się z czasem osiągnąć wyraźną przewagę konkurencyjną, a całą resztą.
A czym jest mapowanie procesów?
Mapowanie procesów to jedna z metod, pozwalająca na sprawne zarządzanie nimi w firmie. Aby je przeprowadzić, konieczne jest określenie celu procesu, a następnie przeprowadzenie profesjonalnych pomiarów. Dzięki temu można sprawdzić, czy dany proces rzeczywiście jest skuteczny. Mapowanie pomaga więc rozpoznać, w jaki sposób konkretne procesy wpływają na efektywność firmy. W ramach mapowania wykonuje się szereg działań, do których zaliczyć można:
- Poszukiwanie najsłabszego elementu procesu, który negatywnie wpływa na jego efektywność;
- Precyzyjne opisanie procesu przez wyznaczenie jego etapów i wiążących się z nimi zadań;
- Określenie, jak poszczególne etapy wpływają na siebie.
Specjaliści, proponujący profesjonalne mapowanie procesów w przedsiębiorstwie, tworzą mapy, pozwalające na wizualne przedstawienie tych wszystkich informacji. Aby skutecznie przeprowadzić ten proces, niezbędne jest zaangażowanie pracowników firmy oraz współpraca z ekspertami. Taka inwestycja to jednak ogromne korzyści dla przedsiębiorstwa, bo nie tylko udoskonalone zostają dotychczasowe strategie; dodatkowo możliwe staje się umiejętne projektowanie procesów biznesowych w przyszłości. Wiedza, która płynie ze współpracy z ekspertami, zostaje w firmie, a to sprawia, że przedsiębiorstwo z powodzeniem może wykorzystywać ją w przyszłości.
Jakie inne korzyści wynikają z mapowania procesów?
Kompleksowe podejście, polegające na kształtowaniu procesów biznesowych sprawia, że możliwe jest wykrycie powtarzalnych błędów, dotyczących nieprawidłowego formowania celów, nieefektywnego przydziału obowiązków itp. Inwestycja w mapowanie, projektowanie i optymalizację procesów pozwala też rozpoznać problemowe miejsca, które wpłynęły na to, że firma odnosiła straty lub miała opóźnienia. Takie „wąskie gardła” często są bardzo trudne do wykrycia bez pomocy specjalistów.
Procesy biznesowe mogą się zestarzeć. Jeśli ich regularnie nie weryfikujemy, kostnieją i przestają w pełni realizować swoje funkcje. Efektem tego wcale nie musi być paraliż działalności firmy. Nawet z „kostniejącymi” procesami przedsiębiorstwo może funkcjonować. Ogromną stratą jest jednak dysponowanie określonymi zasobami, inwestowanie w nie, a następnie wykorzystywanie ich w nieefektywny sposób.
Ambitne firmy nie chcą tylko utrzymywać się na rynku; chcą generować wzrost na tyle duży, że z czasem ich konkurencyjność rośnie. Nie będzie to jednak możliwe bez swoistego uszczelnienia procesów. To, że działają one na tyle dobrze, że przedsiębiorstwo generuje jakieś zyski, nie oznacza, że firma działa efektywnie. Na tego typu autorefleksję mogą się zdobyć tylko najlepsi gracze na rynku. Niezbędna jest tutaj gotowość do zmian.
Nie tylko realizacja poszczególnych projektów wymaga kreatywności, świeżego podejścia i nieszablonowego myślenia. Te wartości potrzebne są też po to, żeby dostrzec konieczność zmian w ustandaryzowanych, zrutynizowanych, powtarzalnych procesach. Rutyna pozwala firmie działać sprawniej – trudno spierać się z tym stwierdzeniem. Wyraźny wzrost efektywności jest jednak możliwy tylko, jeśli rutynowe procesy biznesowe będą właściwie zoptymalizowane.