Jakie składowe zawiera Twój system wynagrodzeń?
Słowo od autora
Jak stworzyć efektywny system wynagradzania handlowców?
Skonstruowanie efektywnego systemu wynagradzania handlowców w dziale handlowym nie jest rzeczą łatwą. Powszechnym jest stwierdzenie, że tym co motywuje najbardziej w dziale sprzedaży jest właśnie wynagrodzenie.
Kiedy pracuję z moimi Klientami nad systemami wynagrodzeń dla zespołów handlowych, często spotykam się ze zdaniami: jak moi handlowcy będą dobrze sprzedawać, to jestem gotowy dużo im zapłacić. Ale co to znaczy dużo zapłacić? I co to znaczy: dobrze sprzedawać? W tym prostym zdaniu rzuca się w oczy szczególna zależność: powiązanie wyników w wynagrodzeniem. Niby oczywiste, ale jak to zrobić.
Główne funkcje
Warto podkreślić, że właściwie skonstruowany system wynagradzania pracowników powinien spełniać kilka ważnych funkcji w twoim przedsiębiorstwie:
1. Zwiększać wydajność pracy
2. Poprawiać jakość pracy
3. Sprawiedliwe wynagradzać pracowników
4. Wynagrodzenie powinno być adekwatne do wykonanej pracy
Proporcje
Zacznijmy zatem od początku. Powszechnie system wynagrodzeń składa się z części tzw. stałej i zmiennej. Dlatego w pierwszej kolejności, warto się zastanowić w jakiej proporcji będzie podzielone wynagrodzenie na część stałą i zmienną. Najczęściej stosuje się wynagrodzenie w proporcji 80/20. Ale znam też przypadki kiedy roczne wynagrodzenie pracowników było podzielona wg proporcji: 70/30 i 60/40. W jednej z firm, z którą mam okazję współpracować od kilku lat, część stała jest powiązana z częścią zmienną wynagrodzenia w proporcji 70/30, z tym, że przy znaczącym przekroczeniu planu część zmienna może wzrosnąć proporcjonalnie – aż o 50%!
Częstotliwość
Kolejna sprawa to jak często wypłacać część zmienną. Czy to będzie raz na miesiąc, raz na kwartał, co 6 miesięcy czy raz w roku. To z kolei jest ściśle związane z częstotliwością rozliczania z założonych celów. A to z kolei zależy od tego co sprzedajesz i jakie oraz ile procesów sprzedaży masz zdefiniowanych w swojej firmie. Inaczej będzie zbudowany system wynagrodzeń dla handlowców, którzy pozyskują i obsługują najważniejszych klientów Twojej firmy (tzw. klientów strategicznych), a inaczej będzie wyglądał system wynagrodzeń dla handlowców obsługujących dużo, ale mniejszych klientów. Podobnie, im dłużysz jest twój cykl sprzedaży, tym dłuższy powinien byc okres rozliczeniowy. Przykładowo: jeśli średni czas sprzedaży Twoich produktów wynosi 6 miesięcy, to nie rozliczaj handlowców w systemie miesięcznym, bo nikt nie zamknie sprzedazy w takim czasie.
Elementy składowe
Kolejna rzecz nad którą powinieneś się pochylić, to odpowiedź na pytanie: jakie składowe będzie zawierał Twój system wynagrodzeń? Powszechnie w sprzedaży stosuje się kwotę budżetu do wykonania zwaną inaczej planem. Przykładowo weźmy kwotę 500 tys. złotych – jako plan sprzedaży do wykonania w ciągu kwartału. Często tylko tyle. Czy to wystarczy? Sama byłam kilkukrotnie świadkiem, jak duża część budżetu „sama się zrobiła” przez jedną transakcję, które trafiła się niezależnie od zaangażowania dla handlowca. W ten sposób kwota budżetu została zrealizowana i plan wykonany. I odwrotnie, widziałam przypadki kiedy handlowiec spędził większość swojego okresu rozliczeniowego przygotowując oferty, aby złożyć je w 4 dużych przetargach. Po czym przetargi te zwyczajnie nie doszły do skutku, czy też zostały przesunięte na późniejszy termin. Przypadki, które opisuje powyżej zdarzają się dość często.
Z tej prostej przyczyny, uważam, że sama kwota budżetu/planu do wykonania jako jedyna składowa systemu wynagradzania nie jest nigdy optymalnym pomysłem. System oparty na jednej zmiennej często hamuje kreatywność i obniża motywację pracowników.
Cele
Warto zatem przeanalizować jakie cele masz do zrealizowania razem ze swoim działem handlowym w tym roku. Jaka jest Twoja strategia sprzedaży. Zastanów się na co chcesz położyć nacisk. Czy będzie to pozyskanie nowych klientów czyli tzw. prospecting? Czy może wejście w nowy segment rynku, na którym Twoja firma dotąd nie działała. A może stawiasz w tym roku na cross-selling, bo chcesz budować relacje z klientami, których już masz w portfelu? Po takiej analizie, będziesz wiedział jaką kolejną zmienną dołożyć do systemu wynagrodzeń handlowców w Twoim dziale. Na przykład: może to być minimalna ilość nowych klientów do pozyskania, albo określoną grupę produktów do sprzedania.
Oprócz tzw. celów twardych (np. budżet, ilość nowych klientów, umów lub określonych produktów, cross sell), pamiętaj też o aspektach „miękkich”, które powinny być zawarte w systemie wynagradzania handlowców. Zalicza się do tego wszystkie te parametry za pomocą których możesz ocenić zaangażowanie, postawę, motywację do pracy, rozwoju, działania zespołowego czy też podejmowania nowych inicjatyw.
Widzę oczyma wyobraźni jak planujesz w tej chwili jakie elementy Twojej strategii sprzedaży „zaszyjesz” w systemie wynagradzania handlowców. Może będzie on składał sie z 4 zmiennych, albo 7, a może 9 razem z tzw. celami miękkimi. Uwaga! Pamiętaj o kilku zasadach, jakie powinien on spełniać. Przede wszystkim musi być prosty do wyliczenia, a jego zasady powinny być jasne i przejrzyste dla pracowników, których on dotyczy . To nie chodzi o to, że Twoja księgowa ma spędzać godziny na wyliczaniu premii dla każdego pracownika. Każdy handlowiec powinien umieć wyliczyć swoją premię w dowolnym momencie. Dobry system wynagradzania składa się maksymalnie z 5 zmiennych.
Podsumowanie
Na koniec chcę Cię przestrzec i pokazać jakiego błędu nie robić. Zaprzyjaźniona firma stworzyła system, który składał się z kwoty planu kwotowego, koszyka wybranych produktów, które miały być sprzedane oraz części tzw. uznaniowej, zależnej od oceny przełożonego. I tu zaczęły się schody. W koszyku znalazło się ok. 10 produktów. Niby nie dużo. Jednak, w momencie rozliczenia okazało się, że nie przygotowano systemu, który dobrze ewidencjonował ile z tych produktów zostało sprzedanych. W pewnym momencie wszyscy poszukiwali umów. Liczono, ile z nich jest podpisanych, ile jest w podpisie u klienta i zastanawiano się czy należy je zaliczyć do celu, skoro nie ma jeszcze podpisanej umowy, ale klient zadeklarował się, że umowę podpisze. Prace nad zamknięciem systemu rozliczeniowego i wyliczeniem premii dla handlowców w tym dziale handlowym trwały 5 tygodni!