Specjalizacja zadań w zespole sprzedażowym to kolejny z rozwijających się trendów sprzedaży.
Warto przyjrzeć się podziałowi czasu jaki handlowcy poświęcają na poszczególne obowiązki. Taka analiza pozwoli wyodrębnić zadania mające bezpośredni wpływ na wynik sprzedaży i pokaże czynności, które zabierają czas handlowcom na zadania “niesprzedażowe”.
Już dostępny e-book "Trendy w sprzedaży B2B: 14 praktycznych wskazówek jak efektywnie zaplanować sprzedaż".
Czym często nadal zajmuje się handlowiec?
W wielu firmach ciągle funkcjonuje podejście do sprzedaży nakładające na handlowców komplet czasochłonnych zadań. Do zadań “standardowych” zaliczano dotychczas zarówno działania sprzedażowe, jak i obowiązki administracyjne, a także zajęcia typowo marketingowe.
Handlowiec był zobowiązany do znalezienia klienta, zainteresowania go produktem, zaplanowania i zrealizowania harmonogramu spotkań. Często był także odpowiedzialny za realizację zamówienia lub przynajmniej jego koordynację oraz terminowy spływ środków z faktury. Czas poświęcony codziennym czynnościom „okołosprzedażowym” stanowił lwią część obowiązków, sama sprzedaż – zaledwie ich procentowy ułamek.
Przeciążenie i brak efektywności
Skutki takiego podejścia widać w firmach, w których sprzedaż nie jest oparta na przemyślanym, scentralizowanym procesie. Handlowcy są przeciążeni obowiązkami. Pracują na określony wynik, ale ich działanie oparte jest o impulsywne decyzje i przypadkowo dobrane metody pracy.
Jak działa firma, w której handlowcy pracują „na wyczucie”, według podobnego, powtarzalnego schematu? Przedstawiamy przykład naszego klienta, aby lepiej zobrazować temat:
Wyzwaniem w firmie klienta był niski procent pozyskiwanych leadów pomimo tego, że handlowcy poświęcali na to zadanie aż ¼ etatu. Przyczyną niskiej wydajności był brak skutecznej metody pozyskiwania klientów. Pracownicy firmy nie posiadali żadnej bazy potencjalnych klientów. Każdy z handlowców przez 2h dziennie przeszukiwał Internet pod kątem pozyskiwania leadów. Ich metodyka opierała się na działaniach impulsywnych i przypadkowych. Efekt? Bardzo niska wydajność pracy.
Przeciążenie może także dotknąć zespół handlowców, którzy skutecznie pozyskują klientów. Jeżeli każdy z członków zespołu wykonuje te same obowiązki, zadania się kumulują – handlowiec musi jednocześnie podtrzymywać relacje ze stałymi klientami i aktywnie szukać nowych.
Specjalizacja i delegowanie zadań
Jak poprawić wydajność zespołu handlowego, uniknąć dublowania czynności i odciążyć pracowników? Alternatywą – spopularyzowaną m.in. dzięki „Machinie sprzedażowej” Justina Roffa-Marsha – jest precyzyjne rozpisanie zadań według kompetencji pracowników i aktualnych potrzeb firmy.
Najprostszy podział pracy w dziale handlowym dotyczy rozdzielenia obowiązków:
- marketingowych – związanych z pozyskiwaniem leadów, scoringiem i prospectingiem,
- typowo sprzedażowych – docelowy obszar, na którym skupią się handlowcy,
- administracyjnych – przygotowaniem dokumentacji, umów, zarządzaniem korespondencją,
- menedżerskich – zarządzaniem i nadzorem nad procesem sprzedaży.
Jeżeli firma ma odpowiednią liczbę pracowników, zakres działania można doprecyzować jeszcze bardziej np. wydzielić zespoły odpowiedzialne wyłącznie za cross-selling, up-selling, opiekę posprzedażową i reklamacje.
Jak dzielić obowiązki, aby odciążyć handlowców?
Dużym wsparciem dla każdego handlowca może okazać się automatyzacja działań, szczególnie w procesie pozyskiwania leadów. W idealnie zaprojektowanym procesie sprzedaży handlowiec nie jest odpowiedzialny za ocenę klientów, ale kontaktuje się już wyłącznie z tymi o największym potencjale biznesowym lub zakupowym.
Przy okazji warto przypomnieć zasadę Pareto: „20% klientów generuje 80% przychodu firmy”. Większość przedsiębiorstw kładzie nacisk na budowanie i podtrzymywanie relacji handlowych z pierwszą, bardziej perspektywiczną grupą. W efektywnym procesie sprzedaży warto także zabezpieczyć czas i środki na zbadanie potencjału drugiej grupy, czyli klientów, którzy kupują mniej, rzadziej, wybierają produkty spoza oferty głównej. W tym miejscu również otwiera się okazja do analizy możliwości grupy i delegowania zadań, które mogą przynieść nieoczekiwane, pozytywne efekty.