Słowo od autora:
Ostatnio wyjaśnialiśmy czym jest zarządzanie przez cele (ZPC) oraz jak wygląda proces jego wdrażania w firmie. Ma ono jednak zarówno swoich zwolenników, jak i przeciwników. Warto przeanalizować mocne i słabe strony tej metody. A wiec jak wygląda zarządzanie przez cele?
Zalety:
- Realny wpływ każdego członka zespołu na efekt końcowy.
- Dążenie do wyznaczania jasnych i klarownych celów, co przekłada się na realizację projektu.
- Wprowadzenie wiele ważnych technik potrzebnych do efektywnego zarządzania zespołem, m.in. briefing zespołowy, ustalanie celów, ocenę wyników, delegowanie i udzielanie informacji zwrotnych.
- Pomaga w uniknięciu nakładania się zadań oraz niepotrzebnego zamieszania w organizacji pracy.
- Zapewnia lepszą komunikację i koordynację pracowników.
- Zarządzanie przez cele często prowadzi do dobrze zdefiniowanej hierarchii w miejscu pracy.
- ZPC może być motywującym i angażującym modelem zarządzania dla handlowców.
Wady:
- Trudny i czasochłonny proces wdrożenia, ze względu na to, że cele muszą być przekazywane kolejno. Od zarządu, dyrektorów do menedżerów, aż do handlowców.
- Potrzeba pełnego zaangażowania organizacji w wyznaczaniu celów, a następnie śledzenia postępów realizacji.
- Sprzyja większemu porównywaniu się oraz zniechęca do inicjatywy. Zdarzą się tacy handlowcy, którzy będą wykonywać tylko polecenia przełożonego.
- Narzucone cele mogą być zbyt ambitne, a przez to nieosiągalne dla handlowców. To może powodować zniechęcenie czy większy stres.
- Proces określania i ustalania celów może być bardzo biurokratyczny i czasochłonny również ze względu na liczbę wymaganych spotkań.
- W niektórych organizacjach, w zależności od kultury korporacyjnej, ZPC może skupiać się wyłącznie na celach krótkoterminowych, co prowadzi do koncentracji na ilości, a nie jakości wyznaczonych celów.
- Zmieniające się okoliczności, sytuacje na rynku mogą szybko zdezaktualizować wyznaczone cele.
Proces wdrożenia ZPC
1. Unikanie łączenia dobrych wyników handlowca z premią finansową.
Cechą charakterystyczną ZPC jest nagradzanie handlowców za realizację celów w postaci premii. Warto jednak z dużą dozą ostrożności wiązać wynagrodzenie z realizacją celów. Zanim z radością wręczymy kolejną premię, należy przyjrzeć się pracy i wydajności danej osoby. Jesli chodzi o zarządzanie zdarzają się takie sytuacje, że jeden handlowiec z większa łatwością realizuje wyznaczone cele w porównaniu do innych członków zespołu. Często nie jest to wynik pracy i zaangażowania tylko po prostu szczęścia, np. może był jednym z pierwszych członków zespołu i otrzymał najlepszych klientów firmy, którzy składają duże i częste zamówienia. W takim przypadku dodatkowe nagrody, mogą działać demotywująco dla pozostałych członków zespołu.
Dlaczego jeszcze nie warto łączyć wyników z nagrodą finansową?
- W sytuacji zmiany okoliczności na rynku, trudno będzie osiągnąć wyznaczone cele. Zmniejszy się motywacja i wiara w osiągnięcie celu, a tym samym otrzymania premii.
- Zwiększa się pokusa do sztucznego zwiększania wydajności.
- Zaniedbywane są ważne zadania, dla których nie ma mierzalnego wyniku.
- Wyznaczane są mało ambitne cele, które są łatwe do osiągnięcia.
2. Pozostawienie miejsca na kreatywność i spontaniczność.
Wyznaczanie celów stanowi pewne ramy do działania. Nie należy jednak ślepo podążać w kierunku liczb. Mogą się pojawiać szanse, które na początku trudno będzie określić mianem sukcesu, ponieważ nie spełnią oczekiwań liczbowych. Natomiast w dłuższej perspektywie mogą znacznie wpłynąć na sprzedaż i rozwój organizacji. Ważne jest przyzwolenie na spontaniczność, przedsiębiorczość handlowców i możliwość wykorzystania pojawiających się okazji, które trudno zamknąć w tabeli pt. cele na kwartał. Kluczowy jest kontakt menedżerów z handlowcami. Lider musi wiedzieć, co się dzieje w zespole, czy zmieniły się okoliczności i jaki to ma wpływ na możliwość osiągnięcia celów.
3. Wyznaczanie celów w sposób motywujący, a nie demotywujący.
Jeśli głównym celem organizacji jest samo wyznaczanie celów, metoda ZPC traci swój sens i staje się źródłem frustracji i niezadowolenia. Aby uniknąć takiej sytuacji warto otworzyć się na rozmowę z zespołem w pierwszej kolejności o wizji rozwoju firmy, jej strategii działania na najbliższe lata, a dopiero później podłączyć pod nie, sam proces wyznaczanie celów. Ponadto, należy wyjaśniać zespołowi w trybie ciągłym, a nie adhocowym, dlaczego te akurat cele są priorytetowe oraz jak ich realizacja wpłynie na organizację. Bez wątpienia, warto poświęcać czas na wyznaczanie właściwych celów, a nie tylko określać kolejne targety, które dla wielu handlowców nie są zrozumiałe i nic nie wnoszą.
4. Uwzględnienie dużej sieci interesariuszy, którzy mają wpływ na wynik.
To, co znacznie uległo zmianie od czasów Druckera to większy nacisk na pracę zespołową. To oznacza, że w osiągnięciu celów jesteśmy zależni od innych osób. Dlatego, należy wyjaśniać wszystkim członkom zespołu, jak ich cele indywidualne mają wpływ na cel wspólny, w jaki sposób te cele są ze sobą powiązane oraz jak jeden nieosiągnięty cel może spowodować efekt domina w innych częściach organizacji. Dzięki temu handlowcy rozumieją, jak ich praca przekłada się na pracę wszystkich oraz wynik końcowy. To wpłynie na ich poczucie odpowiedzialności za siebie i innych członków zespołu.
5. Monitorowanie wyników nie tylko w kontekście liczb.
Metoda ZPC przewiduje systematyczną kontrolę postępów w kierunku ustalonych celów. Zazwyczaj postęp prac porównywano do wydarzeń i liczb z poprzednich lat. Obecnie zaleca się, aby monitorowanie efektów było skoncentrowane na przewidywaniach pracowników i ich osobistej ocenie jakości pracy. Koncentracja wyłącznie na wynikach liczbowych, odbiera głębszy wgląd w sytuację i pełne zrozumienia sytuacji zespołu. Może się okazać, że handlowiec osiągnął swój cel sprzedaży jeszcze przed terminem, ale zawarł transakcje z klientami, którzy będą mieli problem z płatnościami.
Dlatego warto zadać dwa kluczowe pytania każdemu sprzedawcy:
- Czy przewidujesz, że cel zostanie osiągnięty na czas?
- Jak się czujesz z jakością pracy, którą wykonałeś?
Metoda zarządzania przez cele jest zdroworozsądkowym podejściem do wyznaczania celów, które może przynieść organizacjom wiele korzyści. Warto jednak się upewnić, że metoda jest wdrażana i rozwijana w taki sposób, że nie spowoduje frustracji i spadku motywacji zespołu, a przysłuży się zarówno handlowcom, jak i długoterminowej wizji rozwoju organizacji. Czy teraz już wiesz, jak zarządzać przez cele?